Среща на екипа за управление на проекти проведена чрез конферентен разговор Zoom на 23 ноември 2020 г.

В срещата взеха участие членове на екипа на всеки партньор и представители на външната техническа помощ за управление на проекти, като бяха обсъдени следните теми:

1. Подготовка на програмата за обучение и становище на партньорите за формата на комуникация, свързана с изготвянето на програмата.

След проведената он-лайн среща на 12 ноември 2020г., представителите на партньорите се съгласиха, че работата по програмата за обучение чрез Zoom е работещо решение за момента, Експертът от ГДПБЗН ще изготви предварителен проект на програмата, който ще бъде изпратен на останалите партньори за преглед и актуализация.

2. Дискусия по изпълнение на настоящите дейности по проекта и актуална информация по отношение на поръчката на учебната кула от Главния инспекторат (РР3)

PP3 увери партньорите, че са намерили нов доставчик, който ще осигури учебната кула в рамките на одобрения бюджет. Доставчикът е британска компания и ценовата им оферта се вписва в бюджета, включително всички непредвидени разходи, свързани със ситуацията с Брекзит и възможни допълнителни такси за внасяне на оборудване. PP3 планира да стартира обществената поръчка в началото на декември.

3. Дискусия относно евентуалното искане за удължаване на периода на изпълнение на проекта – причини, колко месеца ще са ни необходими за удължаване, възможни рискове с / без удължаване на изпълнението на проекта след 01.09.2021 г.

Един от основните въпроси, които ще изискват удължаване на периода на изпълнение според партньорите, е ситуацията, създадена от COVID – 19 и мерките, които възпрепятстват големи групи от хора да се събират на едно място. Това е една от причините за невъзможността за плануване провеждането на обученията.
Другият въпрос е доставката на учебната кула от PP3. Оптималният срок за доставка, посочен от доставчика, е между 4-5 месеца след подписването на договора. В зависимост от метеорологичните условия може да е необходимо допълнително време за настройка на кулата.
Представителят на НАДРБ (РР4) отбеляза, че в най-добрия случай, ако ситуацията с COVID бъде преодоляна преди края на настоящия период на изпълнение на проекта, самото обучение може да започне през зимните месеци. Като се вземат предвид често суровите метеорологични условия в тези месеци както в Тутракан, така и от румънската страна на границата, може да няма доброволци, желаещи да се подложат на такова време. PP3 също е съгласен с това заключение.

4. Следващи стъпки за изпълнение на проектните дейности

Партньорите обсъдиха и решиха да бъдат приложени следните следващи стъпки:
• При необходимост да се проведе нова Zoom среща на екипа
• След приключване на процедурата за възлагане на учебната кула и подписване на договор с доставчика, Община Тутракан, като водещ партньор, да стартира процедура за искане за удължаване на срока за изпълнение на проекта с допълнителни 9 месеца.